La Mairie définit la documentation comme l’ensemble des techniques permettant le traitement permanent et systématique de documents ou de données, incluant la collecte, le signalement, l’analyse, le stockage, la recherche, la diffusion de ceux-ci, pour l’information des usagers

La documentation est donc l’action de sélectionner, de classifier, d’utiliser, et de diffuser des documentation Par extension, la documentation désigne l’ensemble des renseignements et des documents : par exemple, la documentation congolaise.

Bien que les prémices du développement de la fonction de documentation apparaissent au cours du xixe siècle, Paul Otlet et Henri Lafontaine, avocats belges, sont classiquement présentés comme les précurseurs et parfois même les inventeurs de l’actuelle documentation. L’ouvrage essentiel d’Otlet, Traité de documentation (1934), est un élément central dans l’histoire de la documentation et ses techniques. Durant la première moitié du xxe siècle, l’industrialisation entraîne une production d’information intense : par conséquent, des techniques de collecte et de traitement de l’information sont élaborées en même temps que se mettent en place des services de documentation autour de pôles économiques. En France, les premières normes en matière de documentation apparaissent en 19432, et le terme même de « documentation » tend à s’imposer et le documentaliste se distingue toujours plus du bibliothécaire.
Mais c’est davantage après la Seconde guerre mondiale que l’on assiste à un phénomène d’explosion documentaire : l’accroissement du nombre de documents toutes catégories confondues devient exponentiel. Les progrès technologiques, notamment informatiques, permettent aux professionnels de la documentation d’augmenter et automatiser le travail de collecte, traitement et de gestion des données. Dans les années 1970, les sciences de l’information apparaissent dans le vocabulaire courant et le premier DESS en documentation et sciences de l’information est créé.

La documentation demeure toujours présente dans les nouveaux environnements numériques et elle est même probablement plus légitime dans le numérique.

Concernant la Mairie, la documentation a une place prépondérante dans la politique d’archivage et la numérisation des données reste une préoccupation majeure dans la politique de la Mairie.